Смена ИТ-подрядчика

Ольга Губанова

June 6, 2024

Работа с текущим подрядчиком застопорилась, сроки срываются, и кажется, что решение проблем — далекое будущее? Принять взвешенное решение о смене подрядчика — непростая, но важная задача.

Не стоит делать это в спешке, ведь правильная команда определит будущее вашего проекта. Это шанс найти партнера, который не только будет разделять ваши цели, но и поможет достигнуть их в оптимальные сроки с минимальными рисками.

В этой статье мы рассмотрим практические шаги для плавной смены ИТ-подрядчика, сохраняя контроль над проектом и избежав сбоев в коммуникации. Также прописали для вас советы по правильной передаче знаний, улучшению процессов и приоритетам задач, чтобы переход был максимально плавным и результативным.

Помните: не всё так плохо, как может показаться на первый взгляд. Существуют чёткие шаги и рекомендации, которые помогут вашему проекту работать как надо!

Решение проблемы без смены подрядчика

Прежде чем принять значимое решение о смене ИТ-аутсорсинга, рассмотрите нюансы, которые могут привести к оптимизации существующей команды. Вот практические шаги:

Дополнение команды: Плохое управление ИТ-ресурсами повышает риск провала проектов в 2 раз. Если основная команда не успевает за требованиями проекта, рассмотрите возможность ее усиления. Обсудите с подрядчиком добавление специалистов или найдите их самостоятельно через знакомства или рекрутинговые агентства. Например, задержки из-за проблем с качеством кода могут быть решены наймом разработчиков, фокусирующихся на код-ревью или автоматизации тестирования.
Замена менеджера проекта: Команды с квалифицированными менеджерами проекта чаще завершаются успешно: 59% из них сдаются вовремя. А вот среди проектов без официального управления, только 48% укладываются в бюджет и 43% сдаются вовремя. Если вы заметили плохую организацию или отсутствие ясной стратегии, предложите заменить менеджера проекта на более опытного специалиста. Это улучшит координацию, контроль и распределение задач, а также повысит эффективность коммуникации и поможет избежать задержек в выполнении проекта.
Анализ внешнего консультанта: Внешний консультант предоставляет объективную информацию и выявляет пробелы в общении, планировании и постановке целей, помогая избежать попадания в эту статистику. Это поможет определить, целесообразно ли менять подрядчика или просто оптимизировать работу текущей команды.

Решение проблемы с текущей командой внутри компании позволяет не только сэкономить на смене подрядчика, но и получить команду, которая лучше понимает специфику вашего бизнеса и проекта.

Практические советы по смене подрядчика

Одна из основных причин для смены подрядчика — это плохая коммуникация. Если подрядчик постоянно подводит и не выполняет значительную часть того, что обещал, а вы не знаете, когда задачи будут завершены, это серьезный сигнал. Срывы сроков и откладывание встреч указывают на то, что пора искать нового партнера.

Когда команда не проявляет ответственности и остается лишь "исполнителем", не следуя вашим целям, проект находится в высокой зоне риска. Вот наиболее распространенные проблемы с ИТ-подрядчиком:

Отсутствие прозрачности

Если подрядчик не предоставляет регулярных отчетов о ходе проекта и не предупреждает о рисках, заказчик остается в неведении.

❌Задачи не записываются или не обновляются, так что сложно следить за прогрессом.

❌Непонятно, когда и какие этапы проекта должны быть завершены, что создаёт путаницу в сроках.

❌Уход от обсуждения потенциальных задержек или проблем.

Нарушены каналы связи

❌Задержки с ответами.

❌Отмена встреч.

— приводят к путанице в задачах, снижению мотивации и увеличению конфликтов между сторонами.

Игнорирование обратной связи

Если подрядчик не реагирует на отзывы клиента или фокусируется только на своих задачах, это приводит к разработке функционала, не соответствующего требованиям рынка.

❌Частые жалобы на функциональность.

❌Разногласия по поводу изменений.

Отсутствие четкого плана

Без детального плана работ сложно определить приоритеты и прогресс проекта.

❌Размытые задачи.

❌Постоянное изменение приоритетов.

❌Несоответствие требований заказчика и исполнения подрядчиком.

Частая смена ключевых разработчиков на проекте

Частая смена ключевых сотрудников может сбить с толку весь проект. Такое случается в маленьких агентствах, где процессы управления персоналом еще не налажены. Из-за этого коммуникация страдает, и следить за ходом проекта становится сложнее.

❌Задержки выполнения задач.

❌Разница в стилях исполнения и неясность в коммуникации сотрудников.

❌Слабое знание требований проекта.

Если задачи, которые были поставлены, не выполняются, и вы наблюдается одно или несколько нарушений, необходимо провести серьезный разговор. Через неделю ничего не поменялось? Начинайте готовить почву для перехода к другой команде.

Юридические аспекты и риски при смене ИТ-услуг

Когда вы собираетесь сменить ИТ-подрядчика, важно удостовериться в юридической защите вашего проекта. Вот три основных аспекта, на которые следует обратить внимание:

Защита интеллектуальной собственности: проверьте, чтобы ваши права на весь созданный контент (код, дизайны, документация) передавались вам после завершения оплат. Это поможет избежать претензий от бывшего подрядчика.
Документация всех коммуникаций: сохраняйте все материалы общения с подрядчиком, включая переписки и заметки с встреч. Это будет полезно в случае юридических споров.
Условия расторжения договора: укажите в договоре причины, по которым можно расторгнуть сотрудничество, такие как просрочки или плохое качество работы. Опишите возможные штрафы и процедуру разрешения конфликтов через медиацию или арбитраж.

Как успешно перейти к новой ИТ-команде во время проекта?

Решение сменить подрядчика часто сопровождается сильными эмоциями, но постарайтесь сохранить хладнокровие. Документация почти никогда не покрывает все детали проекта, и вам всё равно придётся уточнять что-то напрямую. Поэтому для успешного перехода необходимо поддерживать хотя бы минимальную возможность общения с предыдущим подрядчиком.

Далее придерживайтесь этого списка, и первым пунктом еще раз подчеркнем:

Контакт с предыдущим подрядчиком: прямое общение с прежним подрядчиком значительно упрощает внедрение новой команды. Вместо того чтобы месяц или полтора разбираться в деталях проекта среднего размера, вы можете вникнуть в него за неделю.
Полная база кода: получите полный исходный код и инструкции по развертыванию, чтобы новая команда могла легко приступить к работе.
Документация API: сбор информации о Swagger или Postman-документации поможет новой команде быстро понять технические аспекты взаимодействия.
Техническое задание и тест-кейсы: технические требования и тест-кейсы необходимы для полного понимания задач и стандартов проекта.
Логи задач: Доступ к журналам задач (Jira/YouTrack/Asana) даст понимание прошлого проекта. Хотя это редко предоставляется, они полезны для анализа.
Схема архитектуры: это по сути карты вашего проекта. Они показывают, как все части связаны между собой, помогая новой команде быстро разобраться в деталях и эффективно включиться в работу. Супер, если есть отдельный документ по архитектурным решениям для модулей.
BPMN-диаграмма (модель бизнес-процессов и нотация): если такая диаграмма была создана предыдущей командой, она упростит понимание процессов и ключевых решений.

Как выбрать ИТ-команду для успешного завершения вашего проекта?

После того как вы решили сменить подрядчика, у вас появляется уникальная возможность найти действительно компетентную команду, способную справиться с задачами проекта. Почему?

Во-первых, вы уже знаете ошибки предыдущих разработчиков и теперь можете привлечь экспертов для их анализа. Во-вторых, перед вами стоят задачи, требующие правильных решений, поэтому можно договориться на пробное сотрудничество или провести конкурс среди нескольких компаний.

Здесь мы рассказываем про явные и скрытые критерии выбора ИТ-подрядчика.

Кроме того, частичная база кода и конкретные сроки помогут отфильтровать потенциальных партнеров. Подрядчики, которые быстрее и качественнее других справятся с задачей, станут идеальными партнерами для проекта.

Покажите претендентам всю собранную документацию и спросите:

1. Что требует немедленного исправления?

Новая команда должна сделать оценку критических проблем, таких как ошибки, сбои в работе системы или уязвимости безопасности, которые требуют немедленного внимания. Попросите их определить высокоприоритетные области.

2. Что мешает правильной разработке проекта?

Обсудите с новой командой факторы, ограничивающие рост проекта, такие как неэффективные процессы, устаревшие инструменты или нехватка ресурсов.

3. Понимает ли новая команда требования рынка?

Убедитесь, что новая команда сможет привести проект в соответствие с текущими тенденциями рынка, предоставляя функции, которые нужны пользователям.

4. Какие гарантии улучшения процессов?

Новая команда должна иметь четкие и прозрачные процессы для стандартов кодирования, проверок, обеспечения качества и управления рисками.

5. Как будет организована передача знаний?

Тщательный план передачи знаний гарантирует, что новая команда понимает архитектуру системы, рабочие процессы и прошлые проблемы.

Чтобы узнать больше о том, как правильно выбрать ИТ-подрядчика, смотрите наше видео.

Когда определите лучших, организуйте совместные семинары с уходящей и новой командами. Создание общих репозиториев могут способствовать плавному переходу.

Смените подрядчика и направьте проект к успеху

Неважно, какой проект вы запускаете, неудачи учат ценным урокам. Найти нового подрядчика и продолжить работу несложно, и теперь вы знаете, чего избегать в будущем. Успех проекта зависит от множества факторов, и правильный выбор подрядчика является ключевым аспектом этого процесса.

Если ваш проект застопорился, Ptolemay поможет быстро и точно. Мы проведем диагностику, выявим проблемы и предложим оптимальные решения по технологиям и процессам. Улучшим требования, внедрим передовые практики и настроим коммуникацию.

Мы знаем, как сделать ваш проект успешным. Свяжитесь с нами, чтобы восстановить контроль над проектом и достичь целей.